المقابلات الشخصية .. أنواعها والعوامل المؤثرة فيها

هي نوع من الاتصال يتضمن طرفين , يكون لأحدهما ( على الأقل ) هدف أو غرض من المقابلة ، وكلا الطرفين يتحدث بعض الوقت ويسمع بعض الوقت ، هي:

- نوع من أنواع الاتصال.

- لها هدف محدد للتوظيف , للتقييم , للتفاوض.

- تعتمد على طلب أو إعطاء أو تبادل المعلومات.

- الأطراف يتحدثون ويستمعون.

استخدامات و أنواع المقابلات:

1- مقابلات الاختيار والتوظيف.

2- مقابلات النصح والمشورة.

3- مقابلات تقييم الأداء.

4- مقابلات إقناع العميل.

5- مقابلات التأديب والعقاب.

6- مقابلات التظلم.

7- مقابلات ترك الخدمة ( هي أكثر أنواع المقابلات مصداقية ).

العوامل المؤثرة في المقابلات الشخصية:

هناك عوامل تؤثر في نجاح المقابلات وفي طريقة سيرها ، وهذه العوامل تركز في أغلبها على أشياء في أطراف المقابلة أو على أشياء في بيئة المقابلة وفيما يلي شرح لهذه العوامل.

1- شكل أطراف المقابلة : فالمظهر له تأثير على طريقة حكم أحد أطراف المقابلة على الطرف الآخر.

2- انتماء أطراف المقابلة : انتماء أحد الأطراف إلى جماعات معينة مثل الجنس أو الدين قد يؤثر في حكم أحد الأطراف على الطرف الآخر من المقابلة.

3- فكرة الشخص عن الطرف الآخر : فوجود معلومات لدى أحد الأطراف عن الطرف الآخر عن  صفاته الشخصية أو الاتجاهات النفسية والقيم والدوافع يمكن أن تؤثر على سير المقابلة.

4- حركات الجسم ( لغة الجسد ) وتعبيرات الوجه ( لغة الوجه أو لغة العيون ) ونبرة الصوت لها تأثير على المعاني المتداولة بين أطراف المقابلة.

5- اللغة : مدى سلامة الصياغات والعبارات والجمل ذات تأثير على الفهم.

6- قوة ومركز أطراف المقابلة : إن ثقة أحد الأطراف بالموضوع الذي ينقله واقتناعه به يؤثر في طريقة إدارة الحوار وفي محاولات التأثير على الطرف الآخر.

7- ارتباك أطراف المقابلة : يؤدي ارتباك وتوتر أحد الطرفين إلى انتقال ذلك إلى الطرف الآخر.

8- ود أطراف المقابلة : إن التحية والابتسامة يمكنها أن تزيل الكثير من التوترات.

9- ترتيب الجلسة ومكان المقابلة : ترتيب المقاعد ووضع المكتب وطريقة جلوس أطراف المقابلة تؤثر على المقابلات.

10- الإعلان عن موضوع المقابلة : إن معرفة أو عدم معرفة موضوع المقابلة والإعلان عنه للطرف الآخر ذات تأثير كبير على تسهيل أو عرقلة المقابلة.

11- التخطيط المسبق للمقابلة : يضيف شيئاً من الانتظام وعدم العشوائية ، ويؤدي إلى الوصول إلى هدف المقابلة بسرعة.

12- مدى السيطرة على سير ووقت المقابلة : طول مدة المقابلة يؤدي عادة إلى فشلها والخروج عن الموضوع.

مصادر الخطأ في المقابلات الشخصية:

يقع الكثير من مديري المقابلات الشخصية في بعض الأخطاء التي تقلل من فعالية المقابلة ، وتقلل من مصداقيتها وأهم هذه الأخطاء:

أولا : أخطاء تقلل من فعالية المقابلات:

1- التأثر بانطباع اللحظة الأولى : عند التأثر بانطباع اللحظة الأولى يستمر هذا التأثير حتى نهاية المقابلة , وذلك معناه أن الحكم على الشخص لن يكون حكماً سليماً سواء كان هذا الحكم متحيزاً للشخص أو ضده.

2- خطأ تعميم الصفات : يقع هذا الخطأ عندما يأخذ مدير المقابلة صفة واحدة من صفات الشخص ( سواء كانت صفة طيبة أم سيئة ) ويعممها على باقي صفاته.

3- المقارنة بصفات معيارية لأشخاص آخرين : عندما يحدد القائم بالمقابلة صفات وخصائص لأشخاص يعرفهم , كالحكم من خلال المظهر الخارجي , ويقارن الفرد بهذه الصفات المعيارية لهؤلاء الأشخاص.

4- خطأ التنميط : يضع مدير المقابلة من يقابلهم في مجموعات يعتقد أن لها صفات سلوكية معينة ، كأن يضع من يقابلهم إما في ذكور أو إناث.

5- خطأ التشابه : يميل البعض أن يقيموا من يقابلوهم بشكل جيد إن كان هناك بعض التشابه في التعليم أو محل الميلاد أو الدين ويؤدي هذا إلى تحيز نتائج المقابلة.

6- التشويش الناتج عن اختلاف البيئات أو الطبقات الاجتماعية : إن الحكم على الأفراد دون الأخذ في الاعتبار الفروق والثقافات والبيئات والطبقات الاجتماعية يؤدي إلى تقليل فعالية المقابلات ويكون الحكم على الأشخاص مضللاً , فعلى سبيل المثال ( لغة العيون عند اليابانيين والعرب تعتبر نوعاً من الجرأة غير المطلوبة ، بينما عند الأمريكان تعتبر نوعاً من الأمانة والإخلاص).

7- الانسياق وراء الشخص في التحدث فيما يريده الشخص لا ما يريده المسئول , لكل مرشح نقاط قوة وضعف ، والمرشح الذكي يحاول استدراج المسئول من ذلك ، وأن يلتزم بالنقاط التي حددها هو قبل المقابلة فمثلا قد يأتيك مرشح حديث التخرج فتطلب منه أن يعرفك بنفسه فيذكر أنه تدرب أثناء دراسته في ألمانيا فتشدك هذه النقطة وولعك بالصناعة الألمانية فتضيع جزءا كبيرا من المقابلة في الحديث حول هذا الموضوع وبالتالي لا تتعرض لنقاط كثيرة كنت تريد التعرف عليها. 

8- الإدراك الانتقائي : وهو أن يضع المسئول وزنا أكبر -في عملية الاختيار-لصفة ما أو مهارة ما. فالمسئول عن الاختيار يجب أن يُعطي اهتماما لكل مهارة أو صفة بناء على متطلبات العمل ، ولكنه قد يعطي اهتماما أكبر لمهارة ما نتيجة لخبرته في مجال ما.

9- التحدث في مواضيع خارجية : إن وقت المقابلة قصير ، وإن تأثير المقابلة عظيم ،  ولذلك فإن عليك أن تستغل كل دقيقة لتقييم المرشح ، فلا تضيِّع بعض الوقت في أحاديث لا علاقة لها بتقييم الشخص.

الأخطاء الشائعة من قبل المتقدم للوظيفة : 

1. عدم المعرفة بالجهة المتقدم لها : 

بعض المتقدمين لا يبذلون الجهد للتعرف على الشركة التي يتقدمون لها مع أن الأمر لا يستغرق سوى بضع دقائق للتحقق من الشركة قبل أن تذهب إلى مقابلة عمل . 

2. عدم الاستعداد لمناقشة الخبرات والمهارات : 

من الأخطاء  عدم الاستعداد للحديث عن مهاراتك وخبرتك وهذا قد ينجم عن عدم التحضير الجيد وعدم مراجعة متطلبات الوظيفة أو الإجهاد. 

3 . ضعف مهارة التواصل : 

إذا كنت لا تستطيع أن تتواصل بالنظر إلى مدير المقابلة فهذه ربما علامة على ضعف الثقة أو عدم القدرة على التواصل مع الآخرين بفعالية. 

4 . التأخير : 

التأخير دليل على الإهمال ويسيء بشدة لموقف المتقدم. 

5.عدم الإجابة عند سؤاله ان كان لديه أية أسئلة؟: 

في نهاية المقابلة يسألك من يجرى معك المقابلة : " هل لديك أية أسئلة؟" فإذا لم تجب فهذا يعنى انك لم تفهم المناقشة بأسرها أو انك لا تكترث بالعمل في الشركة. قم بإعداد قائمة تضم ما بين خمسة أو عشرة أسئلة تريد طرحها على رب العمل. 

ثانيا : أخطاء تقلل من مصداقية المقابلات:

تشير مصداقية المقابلات الشخصية إلى مدى الثبات واستقرار البيانات التي تقدمها , وإلى إمكانية الاعتماد على نتائجها.

وتتأثر المصداقية بعدة عوامل أهمها:

1- مدى صدق وأمانة الشخص ودقته في البيانات التي يدلي بها عن نفسه.

2- قوة الذاكرة والقدرة على تذكر الأحداث الهامة التي وقعت له.

3- مهارة مدير المقابلة وخبرته وقدرته على إدارة الحوار.

4- الجو النفسي والمادي الذي تتم فيه المقابلة.

5- نوع المقابلة ( مخططة - غير مخططة - مختلطة ).

المقابلة المخططة : تكون محددة بأسئلة معينة ولا يمكن الخروج عنها ومن عيوبها الجمود.

الغير مخططة : مرنة وغير محددة بأسئلة معينة.

المختلطة : أفضل أنواع المقابلات حيث تجمع بين المقابلات المخططة والغير مخططة.

دور الاتصالات غير الملفوظة في المقابلات الشخصية:

تقوم الاتصالات الغير ملفوظة بدور هام في زيادة فاعلية ومصداقية المقابلات وذلك إذا ما استخدمت بطريقة صحيحة , ومن أهم عناصر الاتصالات الغير ملفوظة التي يمكن استخدامها في المقابلات:

- لغة العيون.

- تعبيرات الوجه.

- وضع الجسم أثناء الجلوس.

- حركة الجسم أثناء المقابلة ( الرأس واليدين والرجلين ) (لغة الجسم ).

- درجة وضوح الصوت.

فالاتصالات غير الملفوظة باعتبارها سلوك غير ظاهر تكون أكثر صدقاً في التعبير عن الحقيقة من السلوك الظاهر فإذا كان البعض يستطيع أن يكذب أو يزيف بعض المعلومات والحقائق إلا أن المشاعر وتعبيرات الوجه ولغة العيون لا تستطيع أن تكذب أو تغير من الحقائق.

وقد وصل الاهتمام بأهمية الاتصالات إلى أن بعض الدراسات قد توصلت إلى تحديد الحالة النفسية كحالة الغضب أو الضيق أو التردد التي تعترض الفرد من خلال سماع أصوات خطواته.

وقد توصلت هذه الدراسات إلى تصميم اختبارات تقيس درجة حساسية الاتصالات الغير شفوية وهو اختبار يقدم مقاييس كمية لكيفية تفسير الفرد للحركات غير الشفوية لشخص آخر من خلال مشاهدته لهذا الشخص في شريط فيديو , ويستخدم هذا الاختبار في تدريب واختيار القائمين على إدارة المقبلات النفسية التي تهدف إلى العلاج النفسي.

مبادئ المقابلات الشخصية الفعالة:

يعتبر تهيئة الجو النفسي المناسب للمقابلات الشخصية من عوامل نجاح المقابلات الشخصية.

لكن هذا وحده لا يكفي لكي تكون المقابلات الشخصية فعالة. 

هناك بعض المبادئ التي تجعل من المقابلات الشخصية مقابلات فعالة و هذه المبادئ هي :

1- تهيئة الجو النفسي الملائم

2- الاستجابات التي ينبغي تجنبها.

3- الاستجابات الفعالة.

4- الاستجابات التي تحافظ على تدفق التفاعل بين طرفي المقابلة.

5- قياس درجة التفاعل بين طرفي المقابلة.