المعايير البريطانية في حفظ السجلات الإلكترونية

 المعايير البريطانية في حفظ السجلات الإلكترونية 

 

يتوقف نجاح أي مؤسسة بالنسبة إلى إدارة وثائقها على مدى التزامها بتطبيق المبادئ، والمعايير الدولية  المتعارف عليها في كافة جوانب أعمالها، وعلى كافة نظمها الإدارية والتقنية فكلما كانت الخطط الادارية، والتصورات التقنية، والتنظيمية مستندة إلى مبادئ ومعايير متعارف عليها دوليا دعم ذلك من نجاح واستمرارية عمل المؤسسات بنظمها، وساعد على تطورها، ومواكبتها للتقدم التكنولوجي ومتغيراته. 

ومع تزايد أحجام المستندات والوثائق التي تنتج يوميا على المستوى الشخصي أو المؤسسي، كانت مبادئ التنظيم الأرشيفي المتعارف عليها دوليا هي الركن الوثيق المستخدم في تنظيم تلك الوثائق والمستندات مهما كبرت أحجامها، وتعقدت مستوياتها، ومنها تنبع مستويات الوصف الارشيفي، من المبادئ الاساسية لإدارة الوثائق وبناء نظم معلومات تقنية متخصصة في إدارة وتنظيم الوثائق.

ماذا نعني بالمعايير الدولية 

المعايير الدولية هي المعايير الفنية التي طورتها المنظمات الدولية (المنظمات الحكومية الدولية)، مثل الدستور الغذائي في مجال الغذاء، أو المبادئ التوجيهية لمنظمة الصحة العالمية في مجال الصحة، أو توصيات الاتحاد الدولي للاتصالات في مجال تكنولوجيا المعلومات والاتصالات، وبما أنها ممولة من قبل الحكومة، تُتاح إمكانية النظر فيها واستخدامها في جميع أنحاء العالم.

يمكن استخدام المعايير الدولية إما عن طريق التطبيق المباشر أو عن طريق تعديل معيار دولي ليناسب الظروف المحلية.

 ينتج عن اعتماد المعايير الدولية إنشاء معايير وطنية معادلة مماثلة إلى حد كبير للمعايير الدولية في المحتوى الفني .

ما الهدف من تطبيق المعايير الدولية

تعد المعايير الدولية إحدى طرق التغلب على العوائق الفنية في التجارة الدولية والتي تنتج عن الاختلافات في الضوابط والمعايير الفنية التي تحددها كل دولة أو منظمة من معايير وطنية أو شركة بشكل مستقل ومنفصل. 

تنشأ العوائق الفنية عند اجتماع مجموعات مختلفة، لكل منها قاعدة مستخدمين كبيرة، وتقوم ببعض الأعمال الثابتة التي لا تتوافق فيما بينها. يعد وضع المعايير الدولية أحد طرق التغلب على هذه المشكلة.

المعهد البريطاني للمعايير

يعد المعهد البريطاني للمعايير شريك في تحسين جودة الأداء في الأعمال، إذ يسعى إلى تطبيق أفضل الممارسات على مدار 100 عام، علاوة على مساعدة المؤسسات والشركات من مختلف دول العالم لدمج مفاهيم الامتياز وبناء القدرات والإمكانيات اللازمة تحقيقاً للتنمية المستدامة.

يعمل على نقل المعلومات عن طريق التدريب المستمر وتوفير المعلومات وأدوات تقييم وتحسين الأداء، كما يساعد العملاء على الامتثال للوائح، وتقييم عمليات وإجراءات ومنتجات العميل، وتقديم النصائح إلى العملاء بشأن كيفية التعامل مع التحديات بأفضل صورة ممكنة.

المعايير البريطانية هي المعايير التي تضعها مجموعة المعهد البريطاني للمعايير والتي تم تأسيسها بموجب ميثاق ملكي والتي تم تعيينها رسميا كهيئة المعايير الوطنية للمملكة المتحدة. وتقوم مجموعة BSI   British Standards Institution بإنتاج المعايير البريطانية بموجب سلطة الميثاق. وفقا لمذكرة التفاهم لعام 2002 بين المعهد البريطاني للمعايير وحكومة المملكة المتحدة.

كيف يتم تكوين ووضع المعايير البريطانية

لا تقوم مجموعة المعهد البريطاني للمعايير ككل بإنتاج المعايير البريطانية بل تكون موزعة على قطاعات، فمجلس إدارة المعهد البريطاني للمعاير قام بإنشاء مجلس للمعايير(لا يقوم سوى بإعداد مجالس قطاع ويقوم كل قطاع بوضع المعايير الخاصة بمجاله مثل تكنولوجيا المعلومات والاتصالات أو الجودة أو الزراعة أو التصنيع أو الحريق). 

ويشكل كل مجلس قطاعي بدوره عدة لجان تقنية ولجان فنية والتي توافق رسميًا على المعيار البريطاني، والذي يتم تقديمه بعد ذلك إلى أمين مجلس قطاع الإشراف لإقرار إذا ما كانت اللجنة الفنية قد أنجزت بالفعل المهام التي وكلت لها.

BSI /British Standards Institution

معهد البريطاني للمعايير  BSI هو هيئة المعايير الوطنية في المملكة المتحدة.

 تنتج BSI المعايير الفنية لمجموعة واسعة من المنتجات والخدمات ، كما توفر الشهادات والخدمات المتعلقة بالمعايير للشركات.

تعترف مذكرة التفاهم بحالة BSI  بصفتها العضو الممثل للملكة المتحدة في منظمة المعايير الدولية ISO وIEC؛ ومنظمة المعايير الأوروبية CEN وCENELECK، وبصفتها منظمة المعايير الوطنية (NSO) المشاركة بالنيابة عن المملكة المتحدة في مؤسسة معايير الاتصالات الأوروبية ETSI.

قدم المعهد البريطاني للموصفات طيف واسع من الخدمات التي تساعد المؤسسات على العمل بنحو أفضل. 

تندرج هذه الخدمات من  صياغة معايير التميز، لتدريب الأشخاص على العمل بطرق أكثر فاعلية، وكذلك تقييم أداء الشركات ومساعدتها على رفع مستوى أدائها. 

المعيار البريطاني لحفظ ورعاية مجموعات المكتبات والأرشيف

قامت شركة BSI، وهي شركة معايير الأعمال، بمراجعة معيارها للحفاظ على مجموعات المكتبات ورعايتها.

ينطبق حفظ مجموعات مكتبات الأرشيف ورعايتها  على مجموعات الأرشيف والمكتبات التقليدية، مثل الوثائق والكتب والخرائط والرسومات والمواد الفوتوغرافية. كما يغطي الرعاية للتنسيقات التماثلية والرقمية، مثل الكاسيت والأقراص المدمجة.

تتمتع الكثير من مجموعات المكتبات العامة والخاصة في المملكة المتحدة بقيمة تاريخية ونقدية عالية، مما يجعل التوجيهات المبينة في BS 4971  مهمة في حماية المجموعات للأجيال القادمة. تم إنشاء المعيار بمساهمة من المكتبة البريطانية والمحفوظات الوطنية والمعهد الملكي للمهندسين المعماريين البريطانيين ، من بين منظمات أخرى ، ويقدم توصيات لإدارة الحفظ طويل الأجل للمجموعات ، بدءا من سياسة تنظيمية واستراتيجية وتخطيط.

وتقدم إرشادات بشأن وضع سياسة الحفظ واستراتيجيتها حيث ينبغي وضع إجراءات لتخزين المجموعات ومناولتها واستخدامها. وينبغي أن تتضمن استراتيجية الحفظ، كحد أدنى، تحديد المخاطر التي تتعرض لها المجموعات، وتحديد المخاطر وكيفية تجنب تأثيرها.

أحد الأسباب الأكثر شيوعا للتلف الذي يلحق بمجموعات الأرشيف والمكتبة هو بيئة تخزين غير مناسبة. الحصول على بيئة التخزين ودرجة الحرارة "مجرد حق" ولذلك أمر ضروري، مع المشورة المقدمة في المعيار. هناك مخاطر واضحة مع ظروف رطبة، والتي تشجع العفن، ولكن أيضا مع ظروف جافة بشكل مفرط ، والتي يمكن أن تجعل بعض المحفوظات - مثل الأوراق المتحللة بالأحماض - أكثر مرونة. كما يتم تغطية مكافحة الآفات.

يمكن أن تسبب الإضاءة تلفا للمجموعات ، مع بعض المواد الأكثر حساسية من غيرها. يتضمن BS 4971 جدولا يحتوي على أربعة أعمدة لمستخدمي المعيار للتأكد من حساسية الضوء المناسبة لمجموعتهم ، بدءا من عدم وجود حساسية إلى عالية. المخططات للرفوف، مع إرشادات حول التباعد والأبعاد الأكثر ملاءمة لإنشاء تخزين لمجموعة، مغطاة في المعيار.

وقالت آن هايز، رئيسة تطوير السوق للحوكمة والمرونة في BSI: "إن التوجيه في BS 4971 شامل ويغطي كل شيء من الرعاية المناسبة للخريطة الإليزابيثية إلى سلسلة هاري بوتر لج. ك. رولينج. ويضمن الاهتمام على النحو الواجب بمجموعات المكتبات الحفاظ عليها للأجيال المقبلة؛ في الواقع، يحتوي المعيار على قسم مخصص للبيئة الأكثر ملاءمة لغرف القراءة والمعارض.

المملكة المتحدة هي موطن لبعض من أغلى مجموعات المكتبات العامة والخاصة في العالم. وقد جمعت منظمة BSI خبراء في مجالي الهندسة المعمارية والحفظ لوضع معيار يضمن للمسؤولين عن رعاية مجموعات المكتبات الوصول إلى إرشادات أفضل الممارسات بشأن الحفاظ على مواردنا الوطنية الثمينة".

BS 4971  يعتبر مفيدا للمكتبات العامة وأمناء المكتبات الجامعية والمتاحف والقيمين وبائعي الكتب وجامعي الكتب الخاصة، من بين أمور أخرى. شاركت المنظمات التالية في تطوير BS 4971:2017: جمعية المحفوظات والسجلات؛ المكتبة البريطانية؛ معهد الحفظ؛ معهد المهندسين المدنيين؛ المركز الوطني لتكوين المعادن؛ جامعة كوينز بلفاست; ريبا; SEMA (جمعية مصنعي معدات التخزين)؛ الأرشيف الوطني.

حفظ ورعاية مجموعات الأرشيف والمكتبات

BS 4971:2017

يحدد هذا المعيار أفضل الممارسات الحالية في إدارة مجموعات المحفوظات والمكتبات لضمان الحفاظ عليها على المدى الطويل.

يغطي هذا المعيار جوانب الحفظ والتخزين للتراث الثقافي ، والحفاظ على المباني المخصصة لتخزين واستخدام المجموعات الارشيفية .

لمن هذا المعيار؟

• المكتبات والمتاحف والمعارض

• القيمين

• دعاة الحفاظ على البيئة

• المهتمون بعملية الحفظ 

• أصحاب الممجموعات الخاصة

لماذا يجب عليك استخدام هذا المعيار؟

وهو يعكس الاحتياجات الحالية للقطاع من خلال معالجة مجموعة واسعة من مواد التجميع الموجودة الآن في المحفوظات والمكتبات. وتتعلق بنوده بسياسة الحفظ وتخطيطه، والحفظ الوقائي، والحفظ العلاجي.

ما الذي تغير منذ التحديث الأخير؟

هذا المعيار هو مراجعة تقنية لنسخة عام 2003، كما يوفر مراجعة تقنية لجوانب الحفظ في PD 5454:2012.  وهو يأخذ في الاعتبار التغييرات التي طرأت على أنواع الوسائط التي تحتاج إلى الحفاظ عليها وتغطي الآن ما يلي:

• وسائل الإعلام التقليدية

• أحدث وسائل الإعلام غير التقليدية (مثل الوسائط التصويرية والتماثلية السمعية والبصرية)

• شركات الاتصالات من وسائل الإعلام الرقمية

دليل لتخزين المواد الأرشيفية PD 5454:2012

يعطي هذا المعيار توصيات لتخزين ومعرض الوثائق، بما في ذلك الكتب وغيرها من مواد المكتبة. تنطبق هذه التوصيات على التخزين الدائم والمؤقت للوثائق، وتنطبق أيضا على المواد التي تخضع للقيود أو المعروضة.

وقد صممت التوصيات الواردة في الوثيقة PD 5454:2012  للمساعدة في تهيئة الظروف المناسبة لتخزين الوثائق واستخدامها والحفاظ عليها، وتمكين مستودع للمحفوظات من البناء أو التحويل إلى مستوى عال. ويمكن استخدامها في الحالات التي يوجد فيها أرشيف في تطوير متعدد الاستخدامات ويمكن أيضا استخدامها كإرشادات للأوصياء على المجموعات في المباني التاريخية، وتحديد أفضل الممارسات للمواد الأرشيفية مع الاعتراف بأن أفضل الممارسات للحفاظ على مبنى ما قد تتطلب حلا وسطا، استنادا إلى تقييم المخاطر. وقد تم تطويرها لتغطية الظروف الجيولوجية والجوية المشتركة في المملكة المتحدة.

PD 5454:2012 هو للاستخدام من قبل أمناء المحفوظات وأمناء المكتبات والمحافظين وأمناء المتاحف والمهندسين المعماريين ومديري المرافق والمقاولين والمهندسين والمعنيين بالتخطيط والبناء والمعدات وصيانة وعمل مستودعات التخزين وغرف البحث المرتبطة بها وغرف القراءة ومناطق العرض.

تنطبق التوصيات الواردة في PD 5454:2012   على أرشيف جميع المواد والأشكال الأرشيفية التقليدية، مثل الوثائق الورقية والرقية والكتب والخرائط والخطط، وتغطي أيضا إرشادات حول الوسائط الفوتوغرافية الشائعة في الأرشيف وعلى وسائل الإعلام الأكثر حداثة المقروءة آليا.

يقدم التغييرات الرئيسية التالية:

• توجيه مفصل حول طبيعة الوثائق وأفضل الممارسات لتخزينها واستخدامها ويتبع ذلك إرشادات بشأن مبنى مستودع جديد

• تم تقديم تحديث لأنواع البيئة التي تحمي المواد الأرشيفية، استنادا إلى البحوث المتاحة وقت النشر

• وقد تم تكييف التوجيهات للاعتراف بنهج مختلف للإدارة البيئية. وهذا يسمح بحدوث تقلبات بيئية ضمن المعلومات الموصى بها، كالتغيرات الموسمية، بدلا من مستوى ضيق من الاستقرار والسيطرة التي يوصى بها حول نقاط محددة لدرجة الحرارة والرطوبة النسبية .

•تم الاعتراف بشكل واضح باحتياجات المحفوظات ومجموعات المكتبات المدارة في المباني التاريخية وغيرها من المستودعات.

•تم التمييز بين احتياجات المواد الأرشيفية التقليدية المختلطة، حيث لا يمكن فصل الوثائق الحساسة، واحتياجات المواد الأرشيفية المتخصصة، التي تقدم أربع توصيات بيئية مختلفة .

•وقد تم تقديم إرشادات أكثر تفصيلا بشأن التفاعل بين بيئة التخزين وغرفة القراءة وظروف العرض. كما أدرج بند يتضمن توجيهات جديدة لبيئات غرف القراءة لمراعاة الوثائق التي أخرجت من التخزين.

•تم التركيز على حلول الطاقة المنخفضة ، التي تم تحديدها لأول مرة، في إطار التوجيه لتحقيق بيئة مناسبة للمواد الأرشيفية.

محتويات PD 5454:2012  يتضمن:

• مقدمة

• نطاق

• المصطلحات والتعاريف

• بيئة التخزين للمواد الأرشيفية

• موقع مستودع التخزين

• بناء مستودع

• الحماية من الحرائق والوقاية منها

تتطوَّر التكنولوجيا يومًا بعد يوم، وتتطوَّر معها معايير الفهرسة وأنظمة المعلومات والمكتبات، والتي تهدف إلى خلق بيئة معلوماتية تمكّن الأرشيفي أو المكتبي من جهة، والمستخدم الباحث من جهة ثانية، من الاستفادة من البيانات بشكل أكبر.

إنَّ هذه المعايير تتطوَّر باتجاه تأمين إمكانيات حفظ البيانات واسترجاعها بشكل أكثر تطورًا وذكاءً، وبالتالي أكثر قيمةً وفائدةً للمستخدم. لذلك، ومن أجل توفير أكبر قدر من الفائدة، يتوجَّب على المؤسَّسات المعنيَّة بحفظ التراث الثقافي أن تكون مواكبة لتطور التكنولوجيا المتعلّقة بحفظ المعلومات، لأنَّ الهدف من المعلومات ليس الحفظ فحسب، إنما الهدف هو تمكين المستخدم من الوصول إلى المعلومة بأسهل الطرق وأسرعها، وذلك لا يتم إلا عبر استخدام أنظمة مواكبة لأحدث المعايير.

المراجع:

ياسر بن رجب،(2018) الارشفة في البيئة الالكترونية. أرشيفو. استرجع من :

HTTP://AWALCENTRE.COM/ARCHIVO/2532.H

محمد،أماني محمد عبد العزيز. نحو نموذج مفاهيمي دولي للوصف الارشيفي : تقرير مبدئي من مجموعة من الخبراء المعنيين بالوصف الارشيفي التابعة للمجلس الدولي للارشيف. استرجع من :

HTTPS://BOOKS-LIBRARY.NET/FILES/DOWNLOAD-PDF-EBOOKS.ORG-1545057221PP2R6.PDF

STANDARDS CATALOGUE, ، المعهد البريطاني للمعايير ، استرجع من :

HTTPS://WWW.BSIGROUP.COM/AR-AE/1/ 

                                            إعداد : سمر ضو