كيف تدير اجتماع عمل بنجاح

الخطوات الاساسية لادارة الاجتماع الناجح ، كيف تكون رئيسا ناجحاً للإجتماع ؟

قبل الاجتماع 

 حدد من سيشارك في اللجنة أو الاجتماع ، وحدد عددهم المناسب  وأماكن جلوس الأعضاء  و الوقت المناسب لبداية الاجتماع . 

 اطلب من سكرتير الاجتماع أن يحدد موضوعات الاجتماع، بالتشاور مع الأعضاء المشاركين في الاجتماع و التأكد من أنه قام بإعداد جدول الأعمال وتوزيعه على جميع الأعضاء المشاركين بالاجتماع . 

 حدد دور كل فرد في الاجتماع ومساهمته في الجوانب الفنية أو المناقشات .

 اقرأ كل الأوراق والمستندات الخاصة بموضوعات الاجتماع.

 ضع موضوعات الاجتماع في تسلسل يعكس أهميتها النسبية .

 قم بترتيب محاور الموضوعات منطقياً حسب تسلسل الأفكار والمجريات .   

 حدد الوقت اللازم لمناقشة كل موضوع ومن سيشارك في اللجنة أو الاجتماع و دور كل فرد منهم في الاجتماع و مساهمته في الجوانب الفنية و المناقشات. 

 لا مانع من عرض وجهة نظرك لبعض المشاركين في موضوع معين قبل بدء الاجتماع .

 هيئ المكان المناسب للاجتماع والجو العام وذلك بالتأكد من وسائل الإيضاح والأدوات اللازمة وتوفير المرطبات والضيافة المتنوعة في المكان المخصص لها . 

ملاحظة إضافية :

 حاول أن تتواجد باكراً في قاعة الاجتماعات ويفضل قبل قدوم المشاركين لكي :

• تهيئ نفسك جيداً بأخذ نفس عميق حتى تبدو عليك مظاهر الراحة وقلة التوتر . 

• تتفقد وتتأكد من التجهيزات والأوراق .

• تستجمع أفكارك وترتبها بطريقة أفضل .

• لكي ترحب بالأعضاء المشاركين .  

• تستطيع ضبط حركة المتأخرين عن  الاجتماع .

بداية الاجتماع :

 ابدأ الاجتماع في الوقت المحدد و لا تبدأ متأخرا أبداً و لا تبتسم لمن يتأخر عن بداية الاجتماع لكي تحافظ على سمعتك كرجل منضبط . 

 قم بإدارة موضوعات الاجتماع كما هو مدون في جدول أعمال الاجتماع و حدد الهدف و الغرض من كل موضوع.

 من الممكن أن تسرد لهم بسرعة المواضيع التي سيتم تناولها ، و الزمن المحدد لكل منها في المناقشة. 

 قم بتقديم الأعضاء الجدد ، و اذكر أسماء الأعضاء المعتذرين و الذين لم يحضروا. 

بعد الاجتماع :

 تأكد مع السكرتير إن جميع الملاحظات قد تم تدوينها، و أعط له تعليمات بكيفية كتابة محضر الاجتماع. 

 راجع مع السكرتير محضر الاجتماع بعد كتابته و طباعته ، و تأكد من أن الأعضاء المكلفين بمهام معينة يقومون بها ، و تابع ذلك بنفسك . 

 راجع نفسك كرئيس للاجتماع ، و قيم عملك . 

 حدد لنفسك الشئ الجديد الذي يمكن أن تضيفه في الاجتماع القادم . 

محضر الاجتماعات Meeting Minutes 

مُكوِّنات محضر الاجتماع

هو مستند أساسي يسمى بمحضر الاجتماع لابد وأن يحتوي على المعلومات الأساسية  التالية وهي : 

- موضوع الاجتماع

- مكان وزمان الاجتماع

- أسماء الحاضرين والجهات التي يُمثلونها في الاجتماع 

- اسم رئيس أو قائد الاجتماع 

- اسم مُعد محضر الاجتماع

- تاريخ كتابة محضر الاجتماع 

- القرارات التي اتخذت، أي أحداث يكون هناك قيمة من تسجيلها 

 قد يتم توضيح تاريخ الاجتماع التالي ووقت انتهاء الاجتماع ، وقد يتم تسجيل اعتذار من اعتذر عن حضور الاجتماع 

إدارة المناقشات أو المشاركات :

• أعطِ للاجتماع الشكل و الطابع الديمقراطي من حيث الإجراءات وأسلوب المناقشة .

• كن عادلا في تقسيم الوقت بين المتحدثين وأعط وقت أكبر وفرصة لأكبر عدد من المشاركين في الحديث . 

• حاول أن تكون مسلياً ولا مانع من سرد بعض الفكاهات لتلطيف الأجواء أن كان هناك رتابة أو شحنات بين المشاركين . 

• إذا كانت هناك شوشرة ناتجة عن التحدث  في الموضوع بين الأعضاء اطلب منهم التوقف فورا والرجوع إلى محور الموضوع الأساسي .

• حاول أن تكون مسلياً واحتفظ ببعض الغموض فإذا كان الاجتماع طويلاً لا بأس من أخذ فترة راحة . 

• استمتع جيداُ لما يقوله أي مشارك  ولا حظ كيف يستمع الآخرون وما هي ردود أفعالهم .

• إذا كان الاجتماع سيستغرق وقتاً طويلاً أعط فرصه لأخذ قسطاً من الراحة وقدم المشروبات كي يستعيد الأعضاء نشاطهم 

• لخص المناقشات في نهاية كل موضوع، أو حتى في منتصفه واشرح الاتجاه الجديد في المناقشة. 

• لإنهاء موضوع معين تدخل بتلخيص المناقشة فيه موضحاً الموافقة أو عدم الموافقة أو الاتجاهات المتباينة فيه 

إعتبارات هامة : 

• وجه المناقشة داخل الاجتماع

• نبه المشاركين على الوقت 

• سجل آراء الأعضاء القيّمة باستمرار .

• شجع الأفراد الصامتين على التحدث والمشاركة في المناقشة 

• أشكر المشاركين على الحضور 

• حدد ما يجب أن يقوم به كل عضو بعد الاجتماع 

• نبه المشاركين إلى مكان وموعد الاجتماع القادم بالاتفاق مع السكرتير 

• إذا وجدت خلافات بدأت بالظهور حاول التعامل معها بحكمة  بدون أن تعكر صفو الاجتماع .

الحالات الحرجة ( الصعبة ) داخل الاجتماعات

كيفية التعامل مع الاعضاء الذين لا يتحدثون  : ( الخجول ، المستمع ، غير المهتم ، المتحفظ بارائة )  

 من هو الشخص الخجــــــــول ؟؟ هو الشخص الذي تبدو عليه ملامح الخجل إذ يبدو صامتا معظم الوقت وفي بعض الأوقات يهم بالحديث ولكن عندما يتكلم شخص فإنه يصمت .

         خصائصه يفتقد إلى الثقة في نفسه من السهولة إرباكه متحفظ و يتبدل لونه لأقل مؤثر.

التعامل مع الشخص الخجــــول ؟؟

• توجيه الأسئلة إليه مع مراعاة أن تكون في حدود قدراته

• سؤاله عن رأيه في الموضوع ومدى موافقته عليه

• اسند إليه بعض المهام والمسؤوليات الخاصة 

 من هو الشخص المتحفظ بآرائه؟؟ هو الشخص الذي يكون خبيراً بموضوع الاجتماع ولكنه لا يرغب بمساعدة الآخرين وإعطائهم خبراته ومعلوماته باعتبار أنه أنفق من عمره الكثير في تحصيل هذه المعلومات وأنه لا ينبغي أن يقدمها لمن يحتاجها بسهولة.

المتحفظ ليس معناه الانطوائي ... فالانطوائية مرض    ومشكلة ... هو إنسان يميل إلى الانطوائية قليلا ولكنه إنسان طبيعي

التعامل مع الشخص المتحفظ بآرائه ؟؟

• اجعله يشعر بمكانته وأن الأعضاء يرغبون في الإستفاده من خبراته العظيمة 

• أعط معلومة صغيرة غير مكتملة عن الموضوع وأجعله يستكمل الحديث 

• أسند إليه بعض المهام واجعله يقود مجموعه صغيره من الأعضاء ويدير الحوار والنقاش 

• اجعله يرأس بعض الاجتماعات وأن يقدم تقريراً عن مدى تقدم وفعالية هذه المجموعات 

كيفية التعامل مع الأعضاء الذين يتحدثون كثيرا   : ( محب الظهور ، المتحدثين جانبا ، الثرثار ، الأناني ، كثير الشكوى ، النزاعات الشحصية ) وسنركز الحديث على كيفية التعامل مع محب الظهور ، والمتحدثين جانبا ، وكثير الشكوى ) 

 من هو الشخص المحب للظهور؟؟ يتميز بأنه يعرف كثيرا عن موضوع الاجتماع وهو يحب أن يظهر ذلك أمام جميع الحاضرين ويبرز نفسه على انه خبير في هذا الموضوع ويتحدث كثيرا وبالتالي يمنع الغير من التحدث .

التعامل مع الشخص المحب للظهور ؟؟

1_ اسأل الشخص محب الظهور سؤالا صعبا لكي توقفه عن الحديث 

2_قاطعة ولخص ما يقوله واسأل أحد الحاضرين سؤالا أخر 

3_كلفه بمشروع معين أو كلفه  برئاسة لجنة فرعية من نفس المجموعة 

 من هو الشخص الذي يتحدث جانبا ؟؟ يميل بعض الأعضاء إلى عقد حوارات  جانبية أثناء الاجتماع مع بعض الأعضاء الآخرين وهذا بالطبع يفسد جو الاجتماع 

التعامل مع الأشخاص المتحدثين جانبا؟؟

1- أوقف الحوار وأنظر لهم نظره غضب 

2- تعمد إحراج  المتحدثين جانبا وذلك بتوجيه  أحدهم سؤالا لن يتمكن من الإجابة عليه  لأنه مشغول 

3- تحرك إلى حيث يجلس أصحاب الحوار الجانبي وقف قريبا منهم وفي تلك اللحظة سوف يلتفت جميع أعضاء الاجتماع  إليهم  

4- الأشخاص الذين يتحدثون دائما في الاجتماع  يجب أن يجلسوا في الاجتماع القادم بعيدا عن بعض 

 من هو الشخص كثير الشكوى؟؟ هم من دائما يوجهون اللوم إلى المجموعة على أشياء أو ظواهر ليست في مقدورهم أو تحت سيطرتهم كأسلوب الإدارة و الظروف الاقتصادية ودائما يقولون "ما الفائدة من ذلك ويحبطون المجموعة كلها .

التعامل مع الشخص كثير الشكـــــوى؟؟

1- الفت نظره إلى ان هذه الأشياء ليست من اختصاص الاجتماع وإن هذه المجموعة تعمل تحت الظروف المتاحة. 

2- قاطع المشتكي ووجه المجموعة إلى  الموضوع الأصلي 

3- اسأل الفرد مباشرة عن حل للمشكلة التي يثيرها وبالطبع لم يجد حل وفي هذه الحالة الفت نظره انه لا يجب ان تستسلم المجموعة لعدم وجود حل وبهذا تجعل المجموعة تعود للموضوع الأصلي .

  

متى يكون الاجتماع فعالا ؟؟

• إن الاجتماع الفعال هو الذي يحقق الأهداف المرجوة من عقدة في أقصر وقت ممكن ، كما يحقق رضا غالبية المشاركين فيه . وبالتالي فإن فعالية الاجتماع تتوقف على قدرة رئيس الإجماع في تحقيق التوازن المطلوب بين تحقيق هدف الاجتماع في أقصر وقت وبين قدرته على تحقيق رضا المشاركين في هذا الاجتماع . 

نصائح  لحل مأساة الاجتماعات الفاشلة :

 لا تنس السبب الرئيسي للاجتماع .

 لا تنس القاعدة الذهبية للاجتماع ( الثناء علانية و الانتقاد بشكل شخصي منفرد ) 

 لا تقم بالضغط للحصول على قرارات .

 لا تستغل الاجتماعات لتدمير وظائف الآخرين 

 لا تفضل أحد على أحد . 

 لا تستخدم الدكتاتورية أو التسلط 

التكنولوجيا تقلل من مشاكل الاجتماعات لكن لا تحلها

• إن التقنيات الحديثة تساعد على جعل الاجتماعات أكثر سهولة وفاعلية ففي العديد من المؤسسات يتم استعمال البريد الإلكتروني كوسيلة سريعة وسهلة للاتصال وتبادل المعلومات داخلياً دون الحاجة إلى عقد المزيد من الاجتماعات ولكن وجود التقنية لا يغني عن الاجتماعات . 

• كيف تكون عضواً ناجحاً في الاجتماع ؟؟

قبل الاجتماع 

 يجب أن تكون على علم بالغرض من الاجتماع و دورك فيه.

 راجع أوراقك و ملاحظتك التي أعددتها للاجتماع. 

 تأكد من انك قمت بالعمل الذي كلفت به في الاجتماع السابق و جهز تقريرا بذلك.

 توجه للاجتماع في الوقت المحدد ويفضل وتواجدك في قاعة الاجتماع قبل بخمس دقائق على الأقل . 

أثناء الاجتماع 

 كن مستمعا جيدا لزملائك و انتبه لما يدور من مناقشات و لا تقاطع زميلا أثناء حديثه .

 كن موضوعيا في الحلول التي تطرحها و فكر في عرضها بطريقة يقبلها الآخرين. 

 تجنب الهجوم الشخصي على بعض الأفراد و إذا لاحظت أن الاجتماع خرج عن الهدف المحدد له قم بتنبيه الرئيس إلى ذلك 

 أيّد  آراء الآخرين إذا كانت موضوعية . 

 دون ملاحظاتك على ما يدور من مناقشات في أوراقك الخاصة و تخير الوقت الملائم لعرضها بحيث لا تستغرق أكثر من الوقت المخصص لك للحديث . 

 تجنب المناقشات الجانبية و أعمل من خلال رئيس الاجتماع و لا تتجاهله . 

بعد الاجتماع 

 تشاور مع من تمثلهم في الاجتماع . 

 ادرس محضر الاجتماع عندما يمرر عليك للتوقيع و دوّن ملاحظاتك 

 قم بتنفيذ ما طلب منك أثناء الاجتماع 

 فكر مع نفسك في مساهمتك في الاجتماع 

من الملاحظ أنه بعد انتهاء أي اجتماع قد تسمع التالي :

• كان يمكن ألا أشارك في الاجتماع . 

• لم يكن في الاجتماع أي شيء يخصني 

• لا أرى مبرراً لعقد الاجتماع 

• ما استغرق 3 ساعات كان من الممكن أن يستغرق ساعة واحده 

في الختام ، إن التعامل مع الاجتماعات كعملية تحتاج إلى تخطيط وتنظيم وتنسيق و توجيه ورقابة حتى تأتي النتائج منسجمة مع ما يبذل فيها من جهد وينفق عليها من وقت .

اجعل الاجتماعات ذات جو ممتع وابتعد عن الالتزام بالشكليات دائما واعتمد على أساليب العصف الذهني والمشاركات الفعالة و الناجحة في اتخاذ القرارات او بناء المقترحات فقد تنبثق أفكار جديدة وآراء رائعة أفضل مما لو كنت تفكر وحدك تتخذ القرار بمفردك . 

أنظر أيضا :

فن الإلقاء .. مفاتيح الإلقاء الناجح