إدارة الوقت : بين المفهوم والأهمية

يعتبر الوقت عنصرا وموردا ثمينا في الحياة يمتلكه كل البشر بالتساوي، فالوقت عنصر حيوي هام بالنسبة للإنسان فهو الوعاء لكل عمل وإنتاج، فالفرد الذي له غايات يسعى إلى تحقيقها في مختلف مجالات حياته، لا يستطيع التصرف دون النظر إلى عنصر الوقت ومراعاته، فلما كان الوقت هو الأساس لكل عمل أو نشاط يقوم به الإنسان قصد تحقيق هدف ما، فلا بد لهذا الأخير أن يحسن استغلاله وذلك من خلال حسن إدارته بطريقة جيدة والتي تسمح له باستغلاله بما يعود عليه بالنفع، وذلك بإعطاء قيمة للوقت وتجنب مختلف العوامل التي تعمل على تضييعه، فإذا تمكن الفرد من إدارة وقته والسيطرة عليه بشكل فعال فإن هذا سيسمح له بالوصول إلى أهدافه وتحقيق الكثير من الإنجازات.

 تعريف الوقت:

الوقت عبارة عن مصدر ومورد نادر يجب على الإنسان أن يحسن إدارته. هو المادة التي صنعت منه الحياة، فحسن استغلال الإنسان له هو حسن استغلال لحياته.
الوقت أساس كل الأعمال، فهو مقياس يعتمد عليه في تحقيق الانجازات من خلال استغلاله. ويعتبر العنصر الأساسي لأي حدث، وهذا يعني أن الأحداث تقع في غضون وقت محدد.
ويتميز الوقت بعدة خصائص تميزه عن باقي الموارد، باعتباره عنصر لا يمكن تخزينه أو استرجاعه أو تعويضه.

خصائص الوقت:

الوقت هو الشيء المشترك بين الجميع وهو للجميع، ولكن هناك اختلاف في كيفية استغلال الوقت من شخص لآخر، والإنسان هو المسؤول الوحيد عن وقته ويستطيع أن يستغله ويخطط له، وأهم ما يميز الوقت أنه المقياس الذي يعتمد عليه في سرعة الانجاز والمنافسة، وقد أصبحت جميع المجالات تعتمد على الوقت كمقياس لمدى استغلاله، فمن خلال الوقت يمكن اكتشاف مدى الاستغلال الأمثل له، فهو أداة للتقويم والرقابة حيث أن كل عمل له فترة زمنية محددة وبداية ونهاية، وقد توصل الباحثون إلى أن الوقت له طبيعته وخصائصه التي يتميز بها عن بقية الموارد، وهذه الخصائص يمكن بلورتها على النحو التالي:

مميزات الوقت : 

الوقت سريع الانقضاء، ويسير بنفس السرعة والوتيرة وعملية استرجاعه أمر مستحيل.

الوقت مورد نادر، لا يمكن تجميعه أو تفويضه باعتبار أن ما مضى منه لن يعود فهو أغلى ما يملك الإنسان.
لا شيء أطول من الوقت لأنه مقياس الخلود، وقصير لأنه لا يكفي لتحقيق جميع ما يريده المرء، ولا شيء أعظم منه لأنه يمتد بلا نهاية، ولا شيء يمكن عمله بدون الوقت، والكثير يتجاهلونه لكن الجميع يأسف على ضياعه.
الوقت لا يحترم أحدا، فلا أحد يستطيع تغييره أو تحويله بغض النظر عما يريد تحقيقه.
الوقت هو الوعاء لكل عمل وكل إنتاج، فهو رأس المال الحقيقي للإنسان .
إن الوقت متاح للجميع في نفس اللحظة وبنفس الكمية، ويحق لكل واحد استخدامه وفقا لكامل إرادته وكامل اختياره دون أي قيد أو شرط.
إن الوقت قابل للاستغلال والاستثمار بدون حدود، لأنه ببساطة القرين الدائم للحياة، بل هو الحياة في حد ذاتها وفي هذا الصدد  
إن الوقت يمضي ويسير بنفس السرعة المحددة والمعلومة لدى كافة الناس، بشكل ثابت ومنتظم، لا يزيد ولا ينقص ولا يصيبه أي تغيير، فالسنة 12 شهرا، والشهر 4 أسابيع، والأسبوع 7 أيام، واليوم 24 ساعة..
الوقت لا يمكن تخزينه، لا يمكن زيادته، لا يمكن تجزئته، لا يمكن إعطائه، لا يمكن استرجاعه، لا يمكن ادخاره، لا يمكن شراءه أو بيعه، لا يمكن مضاعفته أو إنقاصه، استخدام الوقت يكون فردي وإدراكه ذاتي .

 أنواع الوقت:

الوقت الإبداعي (Creation Time): وهو الوقت الخاص بعمليات التفكير والتخطيط المستقبلي وتنظيم العمل وتقييم الانجازات.
الوقت التحضيري (Preparatory Time): ويمثل الفترة الزمنية التحضيرية التي تسبق البدء في تنفيذ العمل أو النشاط، وإذا ما تم استغلاله بدقة وذكاء وتوفرت المدخلات الأساسية للعمل، فإنه يؤدي إلى زيادة الإنتاجية.
الوقت الإنتاجي (Productive Time): ويمثل الفترة الزمنية التي تستغرق في تنفيذ الأعمال والأنشطة التي تم التخطيط لها في الوقت الإبداعي، والتحضير لها في الوقت التحضيري.
الوقت غير المباشر أو العام: (Overhead Time): ويخصص عادة للقيام بنشاطات ثانوية ذات طابع عام.

 العوامل المؤثرة في توزيع واستغلال الوقت:

العوامل الشخصية: وتشمل الاختلافات الفردية في الناحية البيولوجية، والإمكانيات والمقدرات والعمر والحالة الاجتماعية من شخص لآخر، ومن الطبيعي أن يترتب على هذه الاختلافات الشخصية اختلافات في الاهتمامات والطموحات والسلوكيات والأهداف.

العوامل السلوكية: يتمثل السلوك الإنساني في كونه استجابات حركية يواجه بها الفرد أنواعا كثيرة من المثيرات الداخلية والخارجية، وقد يكون هذا السلوك ظاهريا أو غير ظاهري أو لفظيا أو فعليا، ويلعب هذا السلوك الإنساني دورا هاما في الوقت إما بحسن استخدامه أو بسوء استخدامه.

العوامل الصحية أو النفسية: وتتمثل العوامل الصحية أو النفسية في عدم القدرة على القيام بالعمل على النحو المطلوب، أو تعكر المزاج والشعور بالملل أو الكآبة النفسية أو عدم تفهم طبيعة النفس البشرية وكيفية التعامل معها، وهو الأمر الذي ينعكس بدوره على طرق الأداء وأساليبه..             

العوامل التعليمية والثقافية: وتشمل الاختلافات بين الأفراد في المستويات التعليمية والثقافية، فمن الطبيعي أن يخصص الشخص المتعلم وقتا للقراءة والمطالعة والتطوير الذاتي أطول من الشخص الأقل مستوى في التعليم والثقافة، فكلما زاد المستوى التعليمي للفرد كلما زاد الاهتمام بالوقت والحرص على حسن استغلاله.

العوامل الاقتصادية: وتشمل الاختلافات الجوهرية في دخول الأفراد والأسر، وما يترتب على ذلك من اختلاف في القدرة الشرائية ومدى إمكانية تحقيق الرغبات والحاجات المختلفة، وتؤدي العوامل الاقتصادية إلى اختلافات واضحة في توزيع الأفراد ذوي مستويات الدخل العليا أو الوسطى أو المنخفضة لوقتهم الخاص.

العوامل الاجتماعية: وتشمل الاختلافات الجوهرية في العادات والتقاليد والمعتقدات التي تسود المجتمع الذي يعيش فيه الفرد، ويؤثر النظام الاجتماعي بشكل عام على كيفية وتوزيع واستغلال الوقت الخاص ..


مضيعات الوقت ومهارات التخلص منها:

يعتبر مفهوم مضيعات الوقت مفهوم ديناميكي متغير بتغير الزمان والظرف والمكان والأشخاص، وهو عبارة عن استخدام الوقت بطريقة غير ملائمة، أو أنه نشاط يأخذ وقتا غير ضروري، أو أنه عمل لا يعطي مردودا متناسبا مع الوقت المبذول.

وعرفت مضيعات الوقت على أنها: "عوامل تسرق الوقت فتبعد بيننا وبين مهام وأهداف لها قيمة أعلى بالنسبة لنا، دون أن تقابلها منفعة أو عائد يناسب ما أنفق فيها من وقت".

يعتبر أي عمل مضيع للوقت إذا أدركه الشخص أنه كذلك. فكل وظائف غير ملائمة لوقت الشخص هي مضيعة له. والوقت لا يضيع نفسه وإنما يحتاج من يضيعه.
وتقسم مضيعات الأوقات إلى قسمين هما: مضيعات خارجية: مثل (الأصدقاء، أفراد الأسرة... الخ)، ومضيعات داخلية: مصدرها الإنسان ذاته وعاداته ومنها ضعف التخطيط وعدم القدرة على قول لا.

وتعتبر أهم مضيعات الوقت كالتالي: (الزوار، الهاتف، التلفاز، الحاسوب، الإنترنيت، بدء العمل بصورة ارتجالية من دون تفكير أو تخطيط، التفويض غير الفعال، القراءة غير المفيدة، عدم الالتزام بمواعيد محددة لإنهاء الأعمال، كثرة النوم، الأكل والكلام إذا زادت عن حدها).

وهناك مضيعات أخرى للوقت وهي  :

سوء الإدارة وعدم الكفاءة في التنظيم.
المحاولات الكثير في فترة قصيرة.
التقدير غير الواقعي للوقت.
التردد/ المماطلة/ التأجيل.
ترك الواجبات دون إنجاز.
الافتقار إلى الانضباط الذاتي.

المهارات التي تساعدنا على التخلص من مضيعات الوقت  :

التخطيط: إذ يجب على الإنسان أن ينظر إلى قائمة أهدافه الأسبوعية- التي خطط لها مسبقا- كل يوم، ويراجع أهدافه البعيدة كل أسبوع، بالإضافة لتحديد الأهداف التي يرغب تحقيقها في يومه، والتي من شأنها مساعدته في الوصول إلى الأهداف البعيدة.
التركيز: قد يكون من الصعب فعل أشياء كثيرة في يوم واحد، لذا على الفرد أن يتخذ قرارا حول المشروع الذي يجب أن ينصب عليه اهتمامه الحالي، وفي كل مرة يتم إنجاز شيء واحد فقط.
الاسترخاء: على الفرد أن يتعلم كيفية الاهتمام بمجرى حياته العملية والعائلية مع ترك وقت للنفس، فالتوازن هو المفتاح الرئيسي للنجاح في الحياة العملية والتمتع بتقدير الذات، فخلال أوقات الراحة على المرء ألا يفعل شيئا سوى الاسترخاء مع ممارسة بعض التمارين الرياضية.
تجنب التشوش والارتباك: وذلك بتصنيف الفرد لأعماله أو حاجاته الشخصية.
عدم الخوف من قول (لا): للفرد الحق في قول (لا) دون شعور بالذنب، فالمهام غير المنتجة أو المفيدة مضيعة للوقت.
التغلب على التأجيل والمماطلة: فالقضاء على التأجيل والمماطلة سيولد لدى الفرد عادات جديدة، لذا يجب أن يبدأ الفرد يومه بأداء الأمور والمهام التي لا يحب فعلها، فهذا يوفر باقي الوقت للأشياء التي يسره فعلها.

مقتبس : أ. مهداوي سامية